Comment créer un drive d’équipe ?

L’ajout de Team Drives à G Suite simplifie le partage de fichiers au sein des organisations. Voici comment activer, créer et configurer les Team Drives. Avant mars 2017, deux comportements humains posaient parfois problème aux administrateurs de G Suite. Premièrement, les personnes quittaient les organisations. Lorsque cela se produisait, un administrateur G Suite transférait la propriété des fichiers Google Drive de la personne qui partait à un nouveau propriétaire. Ces fichiers se retrouvaient dans un dossier stocké sur le Google Drive du nouveau propriétaire.

Si – ou quand – cette personne partait, le transfert se faisait à nouveau, vers un autre nouveau propriétaire. Deuxièmement, les gens réorganisent les fichiers. Ces personnes déplaçaient les fichiers d’un dossier à un autre. Parfois, ils les mettaient même à la poubelle. Ce réarrangement des fichiers était très bien, jusqu’à ce que quelqu’un le fasse avec les fichiers et dossiers des dossiers partagés. Alors, ces fichiers étaient réorganisés pour tout le monde.

Les lecteurs d’équipe résolvent les deux problèmes ci-dessus pour les organisations qui utilisent G Suite. Un lecteur d’équipe fournit un endroit où placer les fichiers appartenant à l’équipe, de sorte que lorsqu’une personne quitte l’entreprise, tous les fichiers qu’elle a placés sur un lecteur d’équipe restent. Un lecteur d’équipe permet également à un administrateur de contrôler qui peut déplacer des fichiers, de sorte que les fichiers restent à l’endroit prévu.

1. Favoriser l’esprit d’équipe

Pour utiliser Team Drives en 2017, un administrateur G Suite doit d’abord activer Team Drives. (À partir de janvier 2018, les Team Drives seront activés par défaut.)

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Connectez-vous avec un compte d’administrateur G Suite à l’adresse http://admin.google.com, accédez à Apps > G Suite > Drive et Docs, ouvrez Paramètres de partage, puis décochez la case en regard de « Création de Team Drive » pour activer les Team Drives. Sélectionnez « Enregistrer » pour conserver vos paramètres.

Ensuite, à partir des paramètres de Apps > G Suite > Drive et Docs, ouvrez les paramètres de migration, puis cochez la case « Autoriser les utilisateurs à migrer des fichiers vers des Team Drives » Encore une fois, sélectionnez « Enregistrer » pour conserver vos paramètres. Maintenant, attendez un jour ou deux pour que Google déploie ce changement de paramètre administratif dans votre organisation.

Vous saurez que Team Drives est prêt lorsque vous vous connecterez à http://drive.google.com sur le Web et que vous verrez une nouvelle icône « Team Drives » sous « My Drive »

2. Créer un nouveau Team Drive

Sélectionnez la nouvelle icône Team Drive, puis choisissez « Nouveau » pour créer un nouveau Team Drive. Comme pour la création d’un nouveau dossier ou d’un nouveau fichier, il vous sera demandé de nommer votre Team Drive. Votre nouveau Team Drive ressemble beaucoup à un nouveau dossier.

Cependant, lorsque vous le sélectionnez – ou un dossier qu’il contient – vous remarquerez qu’une image d’en-tête différente s’affiche. Cela vous donne une indication visuelle claire que vous travaillez avec des fichiers sur un Team Drive. Vous pouvez également modifier le thème du lecteur d’équipe.

3. Ajouter des membres

Ensuite, ajoutez des adresses électroniques pour permettre aux personnes d’accéder à votre Team Drive. Comme pour les autres fonctions de partage de Google Drive, vous pouvez sélectionner différents niveaux d’accès pour différentes personnes. Lorsque vous ajoutez un membre, le paramètre par défaut, « Complet », permet aux personnes de télécharger, modifier, supprimer et déplacer des fichiers.

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Pour la plupart des membres de Team Drive, je vous suggère de choisir le niveau d’accès « Edit », qui permet à un membre de modifier et de télécharger des fichiers, mais pas de supprimer ou de déplacer des éléments. Des niveaux d’accès plus limités qui restreignent un membre à un accès de type « Commentaire » uniquement ou « Affichage » uniquement peuvent être utiles dans certaines circonstances.

Si les paramètres administratifs de votre G Suite le permettent, vous pouvez ajouter des personnes extérieures à l’organisation. (Par exemple, les membres du personnel d’une école ou d’une organisation à but non lucratif peuvent partager des documents avec les membres du conseil d’administration en utilisant l’accès « Commenter » uniquement ou « Afficher » uniquement à un Team Drive, tandis que le même membre du conseil d’administration peut avoir un accès « Modifier » à un autre Team Drive pour les documents du comité)

4. Déplacer des fichiers

Déplacez les fichiers des dossiers « My Drive » existants vers le Team Drive approprié. Comme pour les autres opérations de fichiers et de dossiers, vous pouvez glisser-déposer des éléments de « Mon lecteur » vers l’emplacement approprié sur un lecteur d’équipe.

Si vous êtes le propriétaire de nombreux dossiers d’éléments partagés avec d’autres personnes, il est préférable de déplacer certains de ces dossiers vers un nouveau Team Drive. Tout ensemble de dossiers et de fichiers utilisés régulièrement par un groupe de personnes peut être un candidat pour être déplacé vers un lecteur d’équipe.

Gardez les autres éléments sur votre propre « My Drive »

5. Collaborer

Une fois que vos fichiers ont été déplacés de « Mon lecteur » vers un « lecteur d’équipe », assurez-vous que tous ceux qui ont besoin d’y accéder savent comment trouver les nouveaux fichiers. Votre « Team Drive » apparaîtra sur le Web et dans les applications mobiles Android et iOS Google Drive. (Dans les applications mobiles, appuyez sur l’option Menu – les trois lignes horizontales en haut à gauche.

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Appuyez ensuite sur l’icône « Team Drive » pour afficher tous les lecteurs auxquels vous pouvez accéder) Lorsque vous créez un nouveau fichier et le déplacez vers un lecteur d’équipe, vous n’avez pas à vous soucier des autorisations d’accès. Les membres ont accès aux fichiers d’un lecteur d’équipe au niveau d’autorisation qui leur a été attribué. Lorsque les membres de l’équipe changent, les fichiers restent les mêmes.

Les structures de fichiers et de dossiers restent également les mêmes, sauf si elles sont modifiées par une personne disposant d’un accès complet au lecteur d’équipe. Plus important encore, maintenant qu’un administrateur peut créer et configurer des lecteurs d’équipe, il n’y a plus vraiment besoin d’un serveur de fichiers local